Procedura per la gestione e il tracciamento delle richieste degli Interessati
Gli interessati possono richiedere al Titolare informazioni riguardanti la garanzia dei seguenti diritti:
- Accesso ai dati personali (art. 15 del GDPR): l’Interessato chiede conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano ed eventualmente chiede di ottenere l’accesso a tali dati, una copia degli stessi e tutte le informazioni previste alle lettere da a) a h) dell’art. 15, paragrafo 1, del GDPR.
- Richiesta di intervento sui dati (artt. 16-17 del GDPR): l’Interessato chiede di effettuare le operazioni di rettificazione e/o aggiornamento dei dati (art. 16 del GDPR) ovvero la cancellazione dei dati (art. 17 del GDPR).
- Richiesta di limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR): quando l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, oppure ritiene che il trattamento dei dati sia illecito, o qualora i dati siano necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
- Richiesta di Portabilità dei dati (art. 20 del GDPR): l’Interessato chiede di ricevere tali dati in un formato strutturato, oppure di trasmetterli direttamente ad altro titolare del trattamento.
- Opposizione al trattamento (art. 21 del GDPR): l’Interessato si oppone al trattamento dei suoi dati personali.
Ai sensi dell’art. 2-terdecies (Diritti riguardanti le persone decedute) del D.lgs. 196/2003 uniformato dal D.lgs. 101/2018, i diritti di cui agli artt. 15 a 22 del GDPR possono essere esercitati, qualora l’interessato sia deceduto, da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell’interessato, in qualità di suo mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione.
In risposta alle istanze pervenute da un Interessato riguardo all’esercizio dei propri diritti, dovranno essere osservate le seguenti disposizioni.
Il Titolare del Trattamento, con il supporto dei referenti interni per la gestione del GDPR, dovrà verificare che l’oggetto della richiesta sia conforme ai diritti spettanti all’Interessato, prendere gli opportuni provvedimenti per fornire tutte le informazioni di cui all’articolo 12 del GDPR e tutte le comunicazioni riguardanti il trattamento dei dati dell’Interessato in modo conciso, trasparente, comprensibile e di facile accesso, formulate in un linguaggio chiaro e semplice. In caso di richiesta di copia dei dati in possesso del Titolare, quest’ultimo dovrà trasmetterli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Se un Interessato formulerà una richiesta riguardo all’opposizione al trattamento dei dati (articolo 21 del GDPR), il Titolare e i referenti interni per la gestione del GDPR dovranno comunicare tempestivamente all’interessato il trattamento di dati in corso al quale l’Interessato può opporsi, per consentire all’Interessato di indicare a quale specifica finalità intende opporsi.
Se le richieste formulate dagli interessati si riferiscono anche a dati comunicati a terzi, il Titolare dovrà comunicarlo immediatamente anche al soggetto terzo, conservando copia della comunicazione.
Le informazioni dovranno essere fornite per iscritto o con altre modalità, anche in forma elettronica nei casi opportuni. Nel caso in cui la richiesta sia presentata da terzi per conto di un interessato, dovrà essere acquisita la delega, o una copia della delega, unitamente ad un documento di identità in corso di validità dell’interessato e del delegato.
Inoltre, il Titolare del Trattamento, avvalendosi dell’assistenza del referente interno per la gestione del GDPR, dovrà informare l’Interessato dei provvedimenti presi in esito a una richiesta di cui agli articoli 15 – 22 del GDPR, senza indugio e comunque entro un mese dal ricevimento della richiesta. Tale termine potrà essere prorogato se necessario di ulteriori due mesi, tenendo conto della complessità e del numero delle richieste pervenute. Il Titolare del Trattamento dovrà informare l’Interessato di tale eventuale proroga entro un mese dal ricevimento della richiesta, spiegandone le motivazioni. Se la richiesta dell’Interessato è in formato elettronico, le informazioni dovranno essere date in formato elettronico ove possibile, salvo diverse istruzioni dell’Interessato.
Qualora il Titolare del Trattamento non dovesse attivarsi in esito alla richiesta di un Interessato, dovrà comunicare allo stesso, senza indugio e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, le motivazioni di tale omissione, informandolo della possibilità di presentare un reclamo all’Autorità di Controllo e di ricorrere dinanzi alle autorità giudiziarie.
Le informazioni fornite e ogni comunicazione e provvedimento resi ai sensi degli articoli 15 – 22 e 34 del GDPR saranno a titolo gratuito. Nel caso in cui le richieste di un Interessato siano manifestamente immotivate o eccessive, in particolare in quanto aventi natura ripetitiva, il Titolare del Trattamento potrà:
- addebitare un ragionevole contributo spese, tenuto conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o comunicazioni richieste o per intraprendere l’azione richiesta; oppure
- rifiutarsi di soddisfare la richiesta.
L’onere di dimostrare la natura manifestamente immotivata o eccessiva della richiesta spetterà al Titolare del Trattamento.
Fermo restando l’articolo 11 del GDPR, qualora il Titolare del Trattamento nutrisse un ragionevole dubbio riguardo all’identità della persona fisica che ha formulato la richiesta di cui agli articoli 15 – 21 del GDPR, potrà chiedere di ricevere ulteriori dati a conferma dell’identità dell’Interessato (quale, ad esempio, un documento di identità in corso di validità).
In caso di esercizio del diritto di accesso di cui all’articolo 15 del GDPR, il Titolare del Trattamento dovrà fornire una copia dei dati personali oggetto di trattamento. Per le eventuali copie aggiuntive richieste dall’Interessato il Titolare del Trattamento potrà addebitare un ragionevole contributo spese sulla base dei costi amministrativi sostenuti. Se la richiesta dell’Interessato è in formato elettronico, e salvo diversa indicazione dell’Interessato, le informazioni saranno fornite in un formato elettronico di uso comune.
Gli strumenti elettronici utilizzati per effettuare il trattamento dei dati personali sono gestiti da GB RICAMBI SPA, pertanto, qualsiasi intervento tecnico richiesto per l’accesso ai dati personali di un Interessato sarà effettuato dal Titolare o dal Referente interno per la gestione del GDPR.
Modalità di presentazione delle istanze degli interessati e conservazione delle stesse
L’interessato potrà esercitare i propri diritti per iscritto o con altre modalità (es telematica, a mezzo e-mail), tenuto conto del fatto che non sono previste, dalla normativa vigente, specifiche formalità ai fini della presentazione delle istanze.
Le istanze degli interessati possono essere trasmesse:
Ogni interessato può esercitare i propri diritti previsti dall’art. 15 e ss. del GDPR per iscritto o con altre modalità (es telematica, a mezzo e-mail) a GB RICAMBI SPA ai seguenti recapiti:
- Posta ordinaria o raccomandata A/R all’indirizzo Via di Mezzo 67/A – 41015 Nonantola
- E-mail all’indirizzo titolareprivacy@gbricambi.it
- PEC all’indirizzo amministrazione@pec.gbricambi.it
Le richieste degli interessati saranno registrate nel Registro per la gestione dell’esercizio degli interessati, archiviate utilizzando l’indirizzo e-mail titolareprivacy@gbricambi.it, oppure in archivi cartacei
Se un Interessato manifesterà il volere di esercitare i propri diritti oralmente, l’addetto designato o il referente interno per la gestione del GDPR, aiuterà l’Interessato a formulare la propria richiesta per iscritto in modo da far pervenire tale richiesta al Titolare.
